Günümüz iş hayatında email almak ve göndermek, gündelik mesaimizin en büyük parçasıdır. Aldığımız bazı mailler konu ne kadar önemli olursa olsun odaklanma sorunu yaşatırken, bazı detaylar ilginizi maile çekebilir. Hatta okurken ruh halinizi bile etkileyebilecek kadar önemlidirler aslında..
- Eğer farklı kültürden bir veya birkaç kişiye email yazıyorsanız, onların kültürlerine saygı göstermek zorunluluktur.
- Size gelen tüm emailler mutlaka mümkün olan en kısa sürede cevaplandırılmalıdır.
- Eğer cevap vermeniz herhangi bir sebepten uzun sürecek ise, durumu muhataba kısa bir mail ile bildirmeniz uygun olacaktır.
- Sizinle alakası kesilen veya konuyla ilginizin olmadığını düşündüğünüz mailleri silmek yerine, “reply to all” ile durumu bildirmeniz ve yazışmadan çıkarılmanızı talep etmeniz gerekmektedir.
- Seyahatte, tatilde olmanız veya herhangi bir sebepten dolayı emailinizi cevaplamanız uzun sürecekse veya bir başka kişiyle temasa geçilmesi isteniyorsa mutlaka “otomatik cevaplama” kullanılmalıdır. Eğer yurt dışından da yazışmalar yapılıyor mail gelmesi muhtemel ise bu mesaj Türkçe’nin yanı sıra “İngilizce” de mutlaka olmalıdır.
- Bir cevap beklediğiniz mailinize dönüş gelmesi için muhatabı 5 dk sonra telefonla aramak hoş bir davranış değildir. Aynı gün içinde aynı konu da atılan birkaç emailde muhataba olumsuz etki yapacaktır. Ancak birkaç gün sonra hala cevap gelmemiş ise bir “Hatırlatma” (Friendly reminder) atmak uygun olacaktır. Bu mailde uzun uzun yazmadan bir önceki mail için dönüş beklendiği bildirilmesi yeterlidir.
- Maili bir başka kişiye yönlendirmek için ise ” İlginize….” ( For your Interest) olarak iletebilirsiniz. Maili size gönderen kişiye ise mailin gerçek ilgiliye yönlendirildiği bilgisi verilmelidir. eğer sakıncası yoksa gerçek ilgilinin iletişim bilgileri bile paylaşılabilir.
- Genel kural olarak, sözlü iletişime sözlü, yazılı iletişime yazılı cevap verilir. Ancak herhangi bir maile telefon ile cevap vermek zorunda kaldı iseniz bile mutlaka maile “Telefon görüşmemizde de konuşulduğu gibi…..” diyerek cevabı özetleyen yazlı cevap vermelisiniz.
- Göndereceğiniz bir maili herkes görsün edası ile “Alıcı” ve “CC” kısmına fazlaca kişi koymak uygun bir davranış değildir. Alıcılar konusunda seçici olmak ve gerçekten muhatapları eklemek esastır.
- Her ne kadar bu maile muhatap olmasa da, konuyu takip etmesinde ve bilgisinin olmasında yarar görülen kişiler alıcı değil “CC” olarak eklenmelidir.
- Bir üstünüze mail yazarken “CC” eklemek pek hoş karşılanmayabilir. Bu konu da dikkatli olmakta yarar vardır.
- Eğer toplu bir tanıtım maili filan atmıyorsanız, birisini “BCC” olarak eklemek, onun bilgisinin olduğunu diğer muhataplardan gizlemek etik bir davranış değildir.
- Size gelen ve kalabalık bir alıcı kitlesine sahip emaili cevaplarken “Reply To All” yapmadan önce yazacağınız cevabın gerçekten tüm bu kişileri ilgilendirdiğine dikkat etmelisiniz.
- Dosya eklerken çok dikkatli ve seçici olmalısınız. Yanlış bir dosya seçimi veya dosyanın içeriğinin paylaşılması size ciddi sıkıntı yaşatabilir. Dosya isimleri de mutlaka özenle yazılmalıdır. “Müdür_rapor”, “ayşeabla_hesap” gibi dosya isimleri etkisini azaltabilir.
- Dosya boyutlarına uygun olarak gönderi yapmalısınız. 200 MB bir dosyayı email ile değil, dosya paylaşım uygulamaları ile göndermek ulaşımından emin olmanıza yardımcı olacaktır.
